Что из себя представлял старый портал

Наш прежний корпоративный портал был создан на Microsoft SharePoint Server и являлся не просто порталом, а скорее полноценной экосистемой, включающей следующие основные блоки:

• «Новому сотруднику» – всё, что нужно знать новичку. По сути, это небольшая база знаний, включающая информацию о миссии компании, полезные ссылки, доступы к внутренним сообществам и прочие полезные инструменты для плавной адаптации сотрудников
• «Блок коммуникаций» – всё, что относится к новостям компании, событиям, внутренним мероприятиям и тренингам. Сюда же можно отнести различные опросы, информацию о днях рождения, форум по интересам и иные формальные и неформальные разделы для общения сотрудников
• «Сервисы компании» – аналог «Госуслуг» в отдельно взятой организации. Ядро бизнеса, без которого уже не представляется, как уехать в командировку, открыть новую вакансию или отправиться в отпуск. На данный момент в нашей компании автоматизировано более 40 бизнес-процессов
• Сообщества. На старом портале на обычных узлах сообщества реализованы основные бизнес-комьюнити компании: аналитики, специалисты по тестированию ПО, отдел продаж и маркетинга, HR. Каждому активному сообществу – свой узел

Внедрение корпоративного портала увеличило эффективность компании на 15% и серьезно облегчило жизнь удаленным офисам.

• Разрыв с основным каналом коммуникаций в компании (на тот момент это была электронная почта + теневое IT в виде сообществ в Skype)
• Обязательный вход на портал для участия в обсуждениях, просмотра новостей или прохождения опроса
• Отсутствие удобного мобильного клиента
• Скромный дизайн

Концепция портала в Microsoft Teams

Наша компания начала разрабатывать концепцию нового корпоративного пространства в Microsoft Teams по методологии Microsoft (Teams Assessment), которая включает в себя встречи с основными командами, проработку типовых сценариев взаимодействия и адаптацию этих сценариев на возможности Office 365.

Первые встречи проводились с менеджерами компании (управляющие менеджеры, HR, руководители департаментов и комьюнити, руководители проектов). В результате стали понятны общие направления изменений:

• Передача всей рутинной работы (адаптация сотрудников, напоминания о задачах, отправка информации и многое другое) чат-ботам
• Реализация новостной ленты на узле новостей SharePoint Online, который легко подключается к Teams и проактивно отправляет новости в каналы без необходимости входа в SharePoint
• Распределение популярных сервисов компании по каналам и чат-ботам так, чтобы они соответствовали сценариям взаимодействия в команде. Например, дать руководителям проектов доступ к бронированию переговорных комнат, актам, производственным планам и календарям, а менеджерам по продажам – к CRM, базе знаний и договорам, и т.д.
• Задействование других инструментов, позволяющих еще больше увеличить эффективность коммуникаций (Planner, Stream, GitHub, и т.д.)

Новому сотруднику

Ранее на корпоративном портале существовала страница новичка, где были перечислены основные сервисы компании, общие доступы, ответственные за бизнес-процессы сотрудники.

При внедрении Microsoft Teams было решено сделать полноценный процесс адаптации с использованием чат-ботов, который выглядит следующим образом:

1. На стороне SharePoint Online автоматизированы заявки на прием сотрудников. Для отправной точки можно использовать любую систему – 1С, SAP и т.д.
   
2. HR создает заявку на выход сотрудника, прикладывает его резюме или другие необходимые документы и отправляет заявку по бизнес-процессу
   
3. Кандидат начинает проходить по процессу согласования оффера, который может быть достаточно сложным, если компания крупная. Самое главное – все уведомления со ссылками и механизмами принятия решения идут напрямую в Microsoft Teams. Для этого наша компания разработала специального чат-бота, единого для всех бизнес-процессов
   
4. После подтверждения выхода сотрудника HR отмечает дату фактического выхода, параллельно могут запускаться другие заявки (подготовка рабочего места, подготовка приказа, выдача постоянного пропуска)
5. После выхода на работу чат-бот по заявленному бизнес-процессу постепенно отправляет сотруднику всю необходимую информацию: данные о руководителе, ссылки на ресурсы, правила компании и т.д
6. По прошествии времени чат-бот получает от сотрудника обратную связь
   

Новости и события компании

Для реализации сотрудниками основных каналов коммуникации наша компания создала отдельную команду.

На данный момент команда имеет несколько каналов:

• Общий канал
• Вакансии
• Наша жизнь
• Новому сотруднику
• Сервисы

Эта концепция будет дорабатываться. На данный момент в общий канал могут писать не все сотрудники, включенные в команду. Для обсуждения общих тем есть канал «Наша жизнь».

Для узконаправленных тем (вроде обмена туристическими лайфхаками) созданы отдельные команды со своими участниками и ветками.

В канал «Общий» вынесены несколько вкладок.

Состав вкладок зависит от направленности канала. В нашем случае максимального внимания заслуживает вкладка «Новости», при переходе на которую сразу открывается страница новостей из SharePoint Online.

Сервисы компании

По различным причинам не все сервисы могут быть автоматизированы в О365. Часто это связано с тем, что компания уже вложилась в другие решения для автоматизации бизнес-процессов.

При переносе корпоративного портала в Teams мы хотели, чтобы у наших сотрудников появилось единое окно для оперативного получения необходимых документов, справок и услуг. Этим окном стал чат-бот в Microsoft Teams.

Достаточно обратиться к чат-боту с произвольным диалогом или просто выбрать из списка нужный сервис, и можно решать свои задачи, не выходя из приложения.

Работа происходит как в простом режиме диалога, так и во встроенных карточках для более сложных процессов.

Чат-бот умеет оформлять командировки, создавать поручения, запрашивать необходимые справки, возвращать формы обратной связи, задачи согласования и т.д. Причем, в бэкенде у него может быть абсолютно любая система, имеющая API.

Таким образом, Microsoft Teams стал главной точкой входа и для быстрого запуска бизнес-процессов. В этом плане его главной ценностью, конечно, является наличие мобильного клиента.

Сообщества

Мы реализовали сообщества по тому же принципу команд. На примере команды маркетинга можно увидеть, как может быть организовано такое пространство.

В Общем канале ведется основная работа команды. Все обсуждения ведутся в своей ветке, что очень удобно.

Ещё удобнее иметь возможность совместного редактирования любых документов (особенно презентаций) непосредственно из вкладки «Документы».

Вся база знаний сообщества может быть выложена в отдельной вкладке как в виде библиотеки документов, так и в других инструментах.

В каналах сообщества мы активно ведем Planner. На других вкладках расположена вся оперативная информация по конференциям, контенту, работе с поставщиками.

Вместо заключения

Наша компания пока находится в процессе перевода всей накопленной информации в экосистему О365, но уже сейчас мы видим положительные результаты и у себя, и у наших партнеров/заказчиков.